Rottweilerklubbens hovedbestyrelse har på sit møde den 08-04-2011 vedtaget følgende forretningsorden for HB's arbejdsform:
Forretningsordenen skal følge lovens bestemmelser, der siger, at bestyrelsen er ansvarlig for klubbens ledelse, og driften skal ske i overensstemmelse med klubbens formål.
På første møde efter den ordinære generalforsamling konstituerer bestyrelsen sig med formand, næstformand, kasserer og sekretær, ligesom bestyrelsesmedlemmernes forskellige opgaver fordeles, herunder kontaktpersoner til de forskellige udvalg, jf. særskilt kompetenceplan
På første møde gennemgås forretningsordenen for eventuelle nye bestyrelsesmedlemmer, og der kan ligeledes foretages opdatering af forretningsordenens bestemmelser og kompetenceplan, såfremt bestyrelsen finder det nødvendigt. Bestyrelsen holder møde i nødvendigt omfang. Juli og december er dog fritaget for møder. I presserende sager kan der holdes telefonmøder eller afgørelser kan foretages via mail. Afgørelser foretaget via mail kræver dog alle bestyrelsesmedlemmers tilkendegivelse og accept af beslutningsformen. Har et HB medlem ikke meldt afbud fra mail, betragtes man som værende positiv tilkendegivende over for forslag/beslutningen.
Denne accept betragtes som givet inden for 2 dage.
På baggrund af de indkomne svar, træffer formanden konklusion på HB's vegne, herunder også at en sag kan udsættes til et HB-møde. Et bestyrelsesmedlem kan når som helst begære sagen henvist til et regulært HB-møde. Det skal dog ske inden der træffes en konklusion og videre debat på mail standses dermed.
Fravær på mailen over 3 dage skal altid meddeles de øvrige HB-medlemmer, således at påkrævede konklusioner først kan tages tidligst på 4. dagen eller når samtlige HB-medlemmer har ytret sig.
HB medlemmer deltager ikke i div. debatforum såsom Facebook, Hundegalleri eller lign. hvor emnet er Klubben eller Racen.
Bestyrelsessuppleanterne indtræder kun ved varigt forfald, men indbydes til at deltage i bestyrelsesmøderne. Suppleanterne kan deltage i debatten på møderne, men har ingen stemmeret i tilfælde af afstemning. Suppleanterne skal selv afholde udgifter til deres transport i forbindelse med møderne, men de tilbydes dog den samme forplejning under møderne.
Sekretæren udarbejder dagsorden og sørger for indkaldelse til møderne.
For bestyrelsens beslutninger skal der være et flertal på mindst 3, uanset antallet af fremmødte bestyrelsesmedlemmer.
Sager, der ønskes på dagsordenen, skal være sekretæren i hænde senest 7 dage før det møde, hvor de ønskes behandlet.
Dagsorden med tilhørende materiale og bilag udsendes senest 5 dage før mødet afholdes.
Ved starten af et bestyrelsesmøde kan bestyrelsen beslutte, at sager – der ikke er på dagsordenen – kan behandles, hvis der er fuld enighed herom.
Dagsorden for de ordinære møder skal som min. indeholde følgende punkter:
- Godkendelse af referat fra sidste HB møde.
- Godkendelse af beslutninger på mail-korrespondancen.
- Orientering fra formanden, herunder orientering om indgået post.
- Regnskab og økonomi.
- Orientering fra HB kontaktpersoner
- AR
- UU
- BHR
- UDD
- Lokalforeninger
- Redaktionsudvalg
- IT
- KOU
- Emner til behandling
- Evt.
Det skal fremgå af referatet, hvem der skal udføre/give meddelelse om de beslutninger, der er vedtaget.
Referatet forhåndsgodkendes på mødet og bliver senest dagen efter sendt til alle i HB samt suppleanter som har deltaget i mødet. Alle deltagende har 3 dages indsigelsesfrist.
Bestyrelsen kan i særlige tilfælde vedtage at iværksætte beslutninger inden tidsfristens udløb.
Sekretæren sørger endvidere for at referatet tilgår redaktøren af "Rottweileren" når referatet er godkendt. Det godkendte referat med underliggende dagsorden og bilag arkiveres samlet i en mappe etc., der beror hos formand eller sekretæren. Når elektronisk dokumentarkiv er etableret, placeres referater og bilag her.
Formanden leder møderne. I tilfælde af formandens fravær ledes møderne af næstformanden, og i tilfælde af at denne også har forfald, ledes møderne af sekretæren.
Formanden eller mindst 3 bestyrelsesmedlemmer kan til enhver tid indkalde til ekstraordinære møder, så vidt mulig med ovenstående varsler, men disse kan i særlige tilfælde fraviges.
De enkelte bestyrelsesmedlemmer kan i økonomisk henseende optræde på klubbens vegne, såfremt det sker inden for budgettets rammer og indenfor det pågældende medlems virkeområde, eller det sker i henhold til særlig bevilling.
Da der for medlemmer af hovedbestyrelsen er medlemspligt af DKK, betaler klubben dette årlige kontingent (enkeltmedlem), når pågældende har siddet i hovedbestyrelsen et halvt år uden afbrydelse. Reglen gælder kun for de kontingenter, hvor perioden starter efter anciennitetskravet er opfyldt.
For HB- og andre udvalgsmedlemmers eget brug af IT (telefon, EDB, papir, blæk etc.) til klubarbejdet, udbetales kvartalsvis godtgørelse i henhold til regler udarbejdet i særlig regelsæt. Satserne reguleres en gang årligt af HB og tilpasses aktuel anvendelse.
Efter behov gennemgår og reviderer HB de forskellige udvalgs regelsæt. Såfremt der skal foretages ændringer, skal de drøftes med, eller være på foranledning af det pågældende udvalg, inden ændringerne sættes i kraft.
Udvalgene kan i økonomisk henseende handle indenfor rammerne af udvalgets budget.
Rottweilerklubbens budget fremlægges på den ordinære generalforsamling, og der foretages løbende nødvendige justeringer i forhold til regnskabsudviklingen.
Således vedtaget på bestyrelsesmødet, den 08-04-2011
Henrik Neumann, Jennifer Larsen, Mette Holm, Eva Bülow Nielsen, Helle Andersen.
(Hovedbestyrelsen består af 5 personer)
